Nguyên lý chung:

Từ quy luật cấu tạo tiếng Việt đã trình bày ở phần 1, chúng tôi đưa ra phương pháp soạn thảo văn bản bằng tốc ký vi tính theo nguyên tắc sau:

 - Dùng các phím có trên bàn phím để gán (làm đại diện) cho tất cả các phụ âm ghép và nguyên âm ghép. Với điều kiện là phím được chọn làm phím gán chỉ gõ một lần (không nhấn Shift trên bàn phím) là hiển thị ra một ký tự trên màn hình.

 - Đề ra các quy tắc tạo nhập mã tốc ký cho các từ đơn, từ ghép, sau đó nhập sẵn các từ cần soạn thảo văn bản vào phần mềm và dùng chính quy tắc này để truy xuất từ khi soạn thảo văn bản.

 - Sử dụng tính năng Autotext có sẳn trong phần mềm Microsoft Word để tạo nhập mã tốc ký cho các từ và truy xuất từ khi soạn thảo văn bản.

Tính năng Autotext và phương pháp soạn thảo văn bản bằng tốc ký vi tính:

Phần mềm soạn thảo văn bản Word của bộ Microsoft Office có tích hợp sẵn tính năng Autotext. Tính năng Autotext cho phép bạn tạo nhập mã tốc ký một lần cho một từ đơn, một từ ghép hoặc cụm từ thường dùng; để khi cần soạn thảo từ đó, bạn chỉ cần gõ đúng mã tốc ký đã nhập rồi nhấn phím F3, từ cần soạn thảo sẽ “xổ” ra ngay, không khác mảy may so với nguyên mẫu từ bạn đã nhập vào.

Trong công việc soạn thảo văn bản, nếu bạn đã tạo nhập nhiều mã tốc ký cho các từ thường dùng và truy xuất ra các từ đó trong quá trình soạn thảo thì tốc độ soạn thảo văn bản nhanh và nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, hiện nay hầu hết người dùng đều tạo nhập mã tốc ký căn cứ theo trí nhớ chứ không theo quy tắc nào cả. Do trí nhớ con người có hạn và lại dễ quên mã tốc ký đã cài đặt sau thời gian dài không sử dụng, nên chúng ta chưa khai thác hết tính năng Autotext trong việc soạn thảo văn bản.

Phương pháp soạn thảo văn bản bằng tốc ký vi tính của chúng tôi được xây dựng trên cơ sở nghiên cứu quy luật cấu tạo và ngôn ngữ tiếng Việt, từ đó xác lập bộ phím gán và các quy tắc tạo nhập và truy xuất mã tốc ký theo quy tắc đã định mà không phụ thuộc vào trí nhớ. Do đó, mọi Autotexter chỉ cần thuộc 57 phím gán, nắm được quy tắc để truy xuất mã tốc ký đều có thể soạn thảo văn bản bằng phương pháp tốc ký vi tính ở bất cứ nơi đâu, nếu máy vi tính Autotexter đó đang dùng có cài đặt phần mềm tốc ký vi tính. Khi đã thuộc lòng bộ phím gán và các quy tắc tạo nhập và truy xuất mã tốc ký, sau thời gian sử dụng, bạn cũng sẽ khó quên cách gõ mã tốc ký chính xác để truy xuất từ cần dùng.

Phần mềm tốc ký vi tính chúng tôi cung cấp cho bạn là bộ mã tốc ký được tạo nhập theo đúng quy tắc tốc ký vi tính. Các từ tiếng Việt được soạn thảo và nhập vào phần mềm này căn cứ theo cuốn Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học gồm 39.924 mục từ, do GS Hoàng Phê chủ biên, nhà xuất bản Đà Nẵng và Trung tâm Từ điển học xuất bản năm 2006. (Tuy nhiên, chúng tôi cũng đã lược bỏ một số từ có trong từ điển mà chúng tôi cho là rất ít sử dụng).

Phần mềm này được coi như phần mềm mã nguồn mở, bất kỳ ai cũng có thể thay đổi, chỉnh sữa các mã tốc ký đã nhập để có bộ mã tốc ký phù hợp với công việc và ngành nghề của mình. Nhưng để có sự thống nhất chung, chúng tôi đề nghị bạn tạo nhập mã theo đúng quy tắc để mọi người có thể dùng chung những mã tốc ký do bạn tạo nhập.

Tính năng Autotext:

Ai biết soạn thảo văn bản đều đã từng sử dụng tính năng Autotext. Để nhớ rõ hơn về tính năng Autotext, ta cùng tạo nhập mã tốc ký sau đây:

Giả sử, bạn muốn tạo nhập mã tốc ký cho từ công văn.

 - Khởi động Word, soạn thảo từ công văn.

 - Chọn (bôi đen) từ công văn. Nhớ là sau phụ âm cuối n của từ văn phải có một ký tự trắng (bấm phím spcae bar) và ký tự trắng này cũng được chọn cùng với từ công văn.

Để gọi hộp thoại Autotext, ta có 3 cách:

1. Bấm trỏ chuột vào menu Insert → bấm chọn Autotext → chọn tiếp Autotext...

2. Bấm vào biểu tượng bàn tay chỉ bàn phím - nếu có biểu tượng này trên thanh công cụ.

3. Cách nhanh nhất là bấm tổ hợp phím ALT + F3.

cách 1 hoặc cách 2, hộp thoại Autotext đầy đủ xuất hiện như hình 1. Nếu bạn thực hiện cách 3, hộp thoại Autotext không đầy đủ sẽ xuất hiện như hình 2. 

     Hình 1: hộp thoại Autotext đầy đủ        Hình 2: hộp thoại Autotext không đầy đủ

Muốn truy xuất từ công văn: gõ cv và nhấn phím F3, từ công văn sẽ hiển thị ngay vị trí con trỏ.

Đặc điểm của tính năng Autotext:

1. Giả sử, thay vì đặt mã cho từ công văn là cv như trên, bạn đặt mã khác có 4 ký tự, chẳng hạn mã c\vn. Khi gõ mã tốc ký có 4 ký tự để truy xuất, một dòng chữ: công văn (press enter to insert) sẽ hiển thị trên nền vàng. Lúc này, bạn có thể gõ phím Enter hoặc gõ F3 để truy xuất từ đều được. Lưu ý là khi bạn tạo nhập mã tốc ký với 4 ký tự trở lên, Word mới hiển thị các từ đơn, từ ghép hoặc cụm từ (từ nguyên mẫu đã tạo nhập - sau đây sẽ gọi tắt là từ nguyên) trên nền vàng. Trong thực tế, ta không cần gõ phím Enter để truy xuất từ; bạn cứ gõ F3 là xong!

2. Về nguyên tắc, các mã tốc ký và từ nguyên của mã được lưu trữ trong file normal.dot. File này có dung lượng tối đa là 2 tỷ ký tự (vượt quá dung lượng này, Word không mở được normal.dot) Theo mặc định, Word lưu trữ tập tin normal.dot trong thư mục Template. Muốn tìm ra thư mục này, bạn vào menu Tools → chọn Templates and Add Ins. → Chọn Attach và cứ thế tìm ngược về đến thư mục gốc có chứa tập tin normal.dot.

3. Tính năng Autotext của Word không cho phép bạn nhập trùng mã tốc ký. Ví dụ: bạn có thể dùng các mã cv, cgvn, hoặc c\vn vv... để làm mã tốc ký cho từ ghép hai công văn, nhưng không được dùng các mã tốc ký này để tạo nhập cho cả từ công văn lẫn công vụ, mà chỉ được phép chọn một trong hai từ đó thôi.

4. Tính năng Autotext và tính năng Autocorrect của Word, tuy là “anh em một nhà” nhưng rất xung khắc với nhau. Khi bạn tạo nhập mã tốc ký trong Autotext, bạn cần phải bỏ tính năng Autocorrect vì Autocorrect chỉ cho phép truy xuất từ khi gõ phím space bar, trong soạn thảo văn bản, bạn thường gõ phím space bar để tạo ký tự trắng, khi đó mã tốc ký trong Autocorrect cũng “nhảy xổ” ra mà ta không mong muốn, rất bực mình! 

Hình 3: Loại bỏ các tùy chọn để vô hiệu hóa tính năng Autocorrect.

Để “dẹp bỏ” tính năng Autocorrect: bấm menu Tools → Autocorrect Options. lần lượt bấm vào các nút Autocorrect, Auto format và Auto format as you type rồi loại bỏ tất cả các dấu kiểm trong các ô tùy chọn (Hình 3).

5. Autotext nhận dạng mã tốc ký theo mặt chữ hiển thị trên màn hình chứ không theo ký tự ta gõ trên bàn phím.

Ví dụ: Bạn đang dùng kiểu gõ vni để soạn thảo văn bản. Bạn muốn tạo nhập mã tốc ký cho từ dẻo dai là d9d1 theo đúng quy tắc tạo nhập mã tốc ký. Nhưng khi bạn gõ d9, phần mềm của bộ gõ liền biến d9 thành ký tự đ. Mã tốc ký của bạn hiện ra trong hộp thoại và được lưu trong trình soạn thảo mã tốc ký sẽ là đd1. Người soạn thảo quen với kiểu gõ vni khi gõ d9d1 sẽ hiển thị trên màn hình là đd1. Bấm F3, từ dẻo dai sẽ được truy xuất tại vị trí con trỏ. Trong khi đó, người soạn thảo văn bản bằng kiểu gõ telex, khi gõ d9d1 để truy xuất từ dẻo dai thì trên màn hình vẫn hiển thị d9d1 và sẽ không truy xuất được từ dẻo dai vì không đúng mã tốc ký đã tạo nhập. Tương tự, ở chế độ telex gõ dd.t (duy nhất) ra đ.t.

Vì lý do này, trong phần “từ điển tốc ký vi tính” (có trong đĩa CD kèm theo sách), chúng tôi phân ra các cột “Gõ Vni” và “Gõ telex”. Phần mềm tốc ký vi tính cũng đã nhập các mã tốc ký cho những từ có sự biến thể do bộ gõ tạo ra.

6. Autotext không phân biệt ký tự viết hoa, in hoa hay ký tự thường đối với mã tốc ký đã nhập, khi truy xuất một từ, bạn có thể gõ ký tự thường hoặc kiểu in hoa (bấm phím Caps Lock) đều truy xuất được từ cần dùng như nhau.

7. Các từ được truy xuất sau khi gõ mã tốc ký “ăn                               theo” kiểu định dạng của mã tốc ký. Ví dụ: Trước khi gõ mã tốc ký để truy xuất từ, bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + I để in nghiêng, hoặc bấm Ctrl + B để in đậm mã tốc ký, khi truy xuất, từ hiển thị ra cũng được in nghiêng hoặc in đậm theo định dạng của mã tốc ký.

Tuy nhiên, đối với font chữ, Autotext chỉ hiểu hoàn toàn mã tốc ký trong cùng font chữ. Khi chuyển sang font chữ khác, hoặc font chữ không cùng một bộ mã; nếu truy xuất được từ thì từ đó cũng có font chữ theo font gốc của mã tốc ký đã nhập. Do vậy, chúng tôi cung cấp cho bạn phần mềm tốc ký vi tính cho 3 bộ mã là Unicod, VNI và TCVN.

Bạn cũng có thể soạn thảo tốc ký vi tính bằng bộ mã - font chữ bạn đang có, sau khi soạn thảo xong sẽ chạy chương trình chuyển mã của các bộ gõ để có được văn bản với font chữ mong muốn. Tuy nhiên, nhiều trường hợp, văn bản sau khi chuyển mã phải chỉnh sữa rất mất công.

8. Các mã tốc ký đã được nhập lưu giữ trong tập tin normal.dot về lý thuyết là tồn tại vĩnh viễn với nguyên định dạng đã được nhập. Nó chỉ thay đổi hoặc mất đi khi bạn cố tình chỉnh sữa, hoặc do sự cố (máy nhiễm virus, hư hỏng ổ cứng, không thể khắc phục được).

Hình 4: Bé Thục Hiền - Autotexter nhí đang soạn thảo văn bản tốc ký vi tính